Voor veel ondernemers en financieel medewerkers is het een herkenbaar probleem: klanten die te laat betalen. “Het zijn altijd dezelfde klanten waar ik achteraan moet.” “Pas toen ik een incassobureau inschakelde kwam de debiteur ineens wel in beweging.” Of: “We moesten zelfs beslag leggen voordat we betaald kregen.” Deze uitspraken laten zien dat niet elke klant hetzelfde reageert, en dat een goed debiteurenbeleid geen overbodige luxe is.
Waarom een strak debiteurenbeleid belangrijk is
De meeste klanten betalen keurig op tijd of na een eerste herinnering. Maar voor de groep die dat niet doet, is het belangrijk duidelijke afspraken te maken én die consequent op te volgen. Een helder debiteurenbeleid voorkomt frustratie, bespaart tijd en zorgt voor een gezondere cashflow.
Begin bij uzelf: wees duidelijk en consequent
Zorg dat u intern een standaard debiteurenproces hebt en volg het ook echt op. Wacht bijvoorbeeld niet drie weken met het sturen van een herinnering of aanmaning als een betaling uitblijft. Door tijdig en consequent te handelen, laat u blijken dat u uw debiteuren serieus volgt. Dat voorkomt dat klanten denken dat ze wel even kunnen wachten met betalen.
Wettelijke mogelijkheden: rente en incassokosten
Betaalt een klant niet op tijd? Dan mag u volgens de wet wettelijke (handels)rente in rekening brengen. Als daarnaast kosten moeten worden gemaakt ter incassering van de factuur, mogen ook buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht. De inzet van deze mogelijkheden hangt af van de hoedanigheid van de debiteur (particulier of bedrijf). Daarnaast is bij de ene debiteur het dreigen met deze kosten voldoende, terwijl bij de andere debiteur deze kosten daadwerkelijk in rekening moeten worden gebracht voor het gewenste effect.
Maatwerk bij betalingsproblemen en vastlegging
In het ideale geval neemt de klant zelf contact op en geeft aan betalingsproblemen te hebben. Neem dat serieus en ga het gesprek aan, maar blijf zakelijk. U kunt bijvoorbeeld een betalingsregeling afspreken. Afhankelijk van de debiteur kunt u de voorwaarden van de regeling bepalen: zijn er wel of geen extra kosten verschuldigd, moet de klant extra zekerheid verstrekken ter garantie van het nakomen van de betalingsregeling, of misschien andere voorwaarden?
Wat u ook afspreekt: leg het altijd schriftelijk vast en controleer of de debiteur zich ook aan de betalingsregeling en de voorwaarden houdt. Houdt een klant zich niet aan de betalingsregeling, kom dan direct in actie.
Advies voor een debiteurenbeleid dat werkt
Worstelt u met het debiteurenbeleid of wilt u graag weten welke (wettelijke) mogelijkheden er zijn? Wij ondersteunen u met gedegen advies. Vul het contactformulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact op met u.
